Preskočiť na obsah
Späť na návody

Upomienky po splatnosti

Odosielanie upomienok zákazníkom — návod pre objednávkové oddelenie

Ako to funguje v skratke: automat každé ráno pripraví zoznam zákazníkov na upomienku. Nič sa neodošle sám — maily odídu až vtedy, keď zoznam skontroluješ a potvrdíš.
  1. Ráno príde správa do Odoo

    Každý pracovný deň o 8:00 príde do Odoo (do vášho kanála s hláseniami) jedna z dvoch správ:

    • Upomienky po splatnosti — čakajú na schválenie + odkaz → je koho upomínať, treba to prejsť.
    • Dnes niet koho upomínať → nikto nespĺňa podmienky, netreba nič robiť. (Automat funguje, len dnes nemá koho.)
    Ak nepríde ani jedna správa, niečo je zle — daj vedieť.
  2. Otvor odkaz

    Klikni na odkaz v správe. Otvorí sa stránka so zoznamom zákazníkov, ktorí majú dostať upomienku. Hore vidíš, koľko ich je a spolu za akú sumu.

  3. Prejdi zoznam

    Pri každom zákazníkovi je:

    • Zaškrtávacie políčko (vľavo) — predvolene zaškrtnuté = pošle sa mu upomienka
    • Meno, e-mail, počet faktúr a najstarší počet dní po splatnosti
    • Suma (vpravo)
    • Stupeň upomienky — rozbaľovačka: č. 1 zdvorilá / č. 2 urgent / č. 3 finálna
    • „Zobraziť faktúry" — rozklikneš a uvidíš konkrétne faktúry, variabilné symboly a sumy
  4. Uprav, čo treba
    • Niekomu nechceš poslať? (napr. už zaplatil, alebo sa rieši osobne) → odškrtni políčko. Odškrtnutým sa mail nepošle.
    • Chceš zmierniť alebo pritvrdiť tón? → prepni stupeň v rozbaľovačke. Napr. zraz č. 2 na č. 1, ak nechceš posielať tvrdú upomienku.
  5. Odošli

    Dole stlač „Odoslať označeným". Vedľa vidíš, koľko zákazníkov je označených.

    Dôležitá poistka: v momente odoslania systém ešte raz overí údaje voči Odoo. Kto medzitým zaplatil (alebo mu dlh klesol pod hranicu), tomu mail nepôjde, aj keby zostal zaškrtnutý. Preto sa nemusíš báť, že pošleš niekomu, kto už zaplatil.
  6. Potvrdenie

    Po odoslaní sa zobrazí stránka s výsledkom:

    • komu sa upomienka poslala
    • kto bol vynechaný a prečo (napr. „medzitým uhradené")

    Tým je práca hotová.

Dobré vedieť

  • Nič sa neodošle bez tvojho potvrdenia. Zoznam si môžeš v pokoji prejsť.
  • Odkaz platí len raz. Po odoslaní prestane platiť — nedá sa omylom poslať druhýkrát. Nový zoznam príde ráno.
  • Odkaz nikam neposielaj ďalej — kto ho má, vidí zoznam dlžníkov aj sumy.
  • Zákazník bez e-mailu sa do zoznamu nedostane; systém o ňom hlási zvlášť do Odoo, nech sa e-mail doplní.
  • Prvý kontakt je vždy č. 1 (zdvorilá), aj pri starom dlhu — automat nikdy nezačína hrozbou.
  • V každej upomienke je BCC na Mareka, takže má prehľad, čo odišlo.